Atualmente, nas empresas, os sistemas de correio eletrónico tornaram-se a principal ferramenta de comunicação empresarial. Se, por um lado, estas ferramentas ajudam a aumentar a produtividade, por outro, o elevado número de mensagens diariamente transacionadas cria, simultaneamente, um problema de gestão. O elevado tempo despendido no seu tratamento e na execução das tarefas provoca stress, o que acaba por afetar, inevitavelmente, a produtividade.
Como exemplo, se, em média, despender 3 minutos na gestão de cada mensagem, para um número de 100 mensagens diárias, despenderíamos 300 minutos – o equivalente a 5 horas diárias. Utilizando as técnicas descritas e as ferramentas referidas no livro, é possível reduzir, em média, a sua gestão até 1 minuto por mensagem, o que corresponderia a uma poupança de tempo de cerca de 1 hora e 40 minutos. Imagine, então, o resultado que poderá alcançar com um maior número de mensagens!
A propósito, o autor refere “... desde que comecei a utilizar as metodologias e o software mencionados neste livro, no final do dia, a minha caixa de entrada fica vazia. Consequentemente, a minha produtividade subiu em flecha.”
Prefácio do Prof. Doutor António Augusto Costa (Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologia):
"Neste mundo globalizado de elevada velocidade e concorrência intensa, saber organizar-se e saber gerir o tempo são atributos fundamentais para aumentar a produtividade, um dos elementos essenciais da competitividade. Além disso, gerir o tempo com sabedoria permite minorar os níveis de stress […]."
Capítulo 1 – Organização
Organização pessoal
Por onde começar?
Organização do espaço de trabalho
Novos métodos de trabalho
Definição dos Objetivos Mais Importantes (OMI)
Estabelecer limites
Definição das Tarefas Mais Importantes (TMI)
Trabalhar numa só tarefa ou em várias simultaneamente
Estratégias para melhorar a concentração e evitar distrações
Ajude a organizar... os outros!
A gestão indireta do correio eletrónico dos outros
Regras a observar na escrita de um e-mail eficiente
Capítulo 2 – Métodos GTD, ZTD, Pomodoro e Simplex
Método GTD – Getting Things Done
Qual é o sucesso do método GTD?
Recolha
Processamento
Organização
Revisão
Execução
Método ZTD – Zen to Done
Visão geral do método ZTD
Os 10 hábitos do ZTD e a sua comparação com o GTD
Método Pomodoro
Objetivos do método Pomodoro
Passos básicos do método Pomodoro
Recomendações na implementação do método Pomodoro
Método Simplex
A problemática
Objetivos do método Simplex
Descrição do funcionamento do método Simplex
Recomendações na implementação do método Simplex
Capítulo 3 – Aplicações que Implementam o Conceito GTD
Sistema Outlook e software GTD
GTD Add-In
ClearContext
Toodledo
SimplyFile
Capítulo 4 – Criar Regras e Alertas no Microsoft Outlook
Criação de regras no sistema Microsoft Outlook
Capítulo 5 – Expanda as Potencialidades do Seu Sistema de E-mail
Software útil que ajuda a aumentar a produtividade
Lookeen
EZDetach
Taskline
Advanced Outlook Repair
Focus Booster
Anexo 1 – Regras Úteis
Anexo 2 – Esquema Geral do Método Simplex e Suas Interligações
Bibliografia
Webgrafia
Índice de Figuras e Tabelas
Índice Remissivo
Fernando Santos
Mestrando em Gestão e detentor de uma pós-graduação em Liderança de Empresas Industriais pela EDS/Michigan State University. Possui várias certificações, entre elas a certificação ITIL, sendo também TOC e membro fundador e antigo presidente do primeiro clube Toastmasters em Portugal. Tem uma vasta experiência, de mais de 25 anos, na gestão de projetos internacionais na área das tecnologias de informação (TIC). Com uma carreira multifacetada, programador, professor, gestor de projetos e consultor, é, atualmente, o responsável pelo Centro de Excelência de suporte a aplicações para a indústria automóvel, para as regiões Europa, África, Ásia e América do Sul.